Vorteile und Nutzen durch den Einsatz eines Web Content Management Systems

Nutzung der vorhandenen Ressourcen

WCMS sind darauf ausgelegt, auch dem technisch nicht versierten Anwender ohne Programmierkenntnisse einfachen Zugang zum Publishing-Prozess zu vermitteln. Damit können die im Publishing-Prozess entstehenden Aufgaben über mehr Ressourcen verteilt werden. Die Kernkompetenz eines jeden Mitarbeiters kann stärker berücksichtigt werden. Inhalte können direkt von ihrem Ersteller ins Web gestellt werden. Damit lassen sich Mitarbeiter besser motivieren, sich aktiv zu beteiligen. Unter anderem auch deshalb, weil jeder sich auf seine Kernaufgaben konzentrieren kann.

Verkürzung der Time-to-Web

Mit Time-to-Web wird die Zeit bezeichnet, die ein Inhalt benötigt, bis dieser einwandfrei im Web veröffentlicht wird. Aktualität ist neben Qualität oberster Anspruch einer Web-Publikation. Ein WCMS automatisiert den gesamten Content Life Cycle, also den Zyklus, den ein Inhalt durchläuft, bis er im Web erscheint. Damit bietet das System die technische Unterstützung, Publikationen schneller zu veröffentlichen, als dies mit herkömmlichen Mitteln möglich war. Aktualisierungszeiträume werden kürzer und Websites werden effektiver aktuell gehalten.

Automatisierung von Inhalten

WCMS besitzen Authoring-Möglichkeiten, um immer wiederkehrende Aufgaben wie das „Updaten“ einer Sitemap zu automatisieren. Elemente einer Website wie z.B. die Navigation können so ohne manuelles Zutun vom System gepflegt werden. Lästige Routinearbeiten verschwinden und die Mitarbeiter können sich auf wesentlichere Aufgaben konzentrieren. Das interne Linkchecking eines WCMS sorgt für die Konsistenz aller Links in der Website. Aufwändige Testphasen in Webprojekten können damit entscheidend reduziert werden.

Technische Abbildung des Workflows

Die Workflowkomponente eines WCMS bildet die Arbeitsschritte des Publishing-Prozesses ab und unterstützt die Anwender mit der automatischen Kontrolle. Der Workflow ist Voraussetzung für teamorientiertes Arbeiten an einer Website. Im Gegensatz zu schriftlich niedergelegten Anweisungen besteht durch ein WCMS die konsistente Kontrolle über Abläufe und Aufgaben. Mit Versionierung und Check-in/Check-out verfügt der Workflow über Routinen zur Absicherung gleichzeitiger Arbeit mehrerer Mitarbeiter an einem einzelnen Projekt.

Qualitätsmanagement

Der im Workflow integrierte Freigabezyklus sichert ab, dass nur vorher kontrollierte Inhalte im Web veröffentlicht werden. Das Vier-Augen-Prinzip gilt dabei als etabliertes Merkmal einer Qualitätssicherung im Publishing-Prozess. Gerade weil fehlerhaft publizierte Inhalte zu geschäftlichen oder rechtlichen Konsequenzen führen können, wird Qualitätsmanagement immer wichtiger im Web.

Trennung von Inhalt und Layout

Mit der Trennung von Inhalt und Layout durch ein WCMS wird eine Abstraktion der eigentlichen Information von ihrer Darstellung erreicht. Dieses Grundprinzip eines jeden WCMS ermöglicht erst die Einführung eines Workflows und von Meta-Informationen und die Cross-Media-Nutzung der Inhalte. Eine Umgestaltung der Website und die Anpassung an aktuelle Layoutvarianten – auch als Redesign bezeichnet – kann zeit- und kostensparend über die Definition neuer Templates erfolgen. Bestehender Content kann weiter verwendet werden.

Meta-Informationen

Um Content klassifizieren und einem Autor zuordnen zu können oder Publikationszeiträume zu verwalten, sind neben dem eigentlichen Inhalt weitere Informationen notwendig. Diese können mit einem WCMS in den so genannten Meta-Informationen erfasst und gespeichert werden. Für die Darstellung des Contents können diese im Authoring genutzt werden, um weiterreichend automatisierte Websites zu gestalten. Für die Verwaltung des Contents stellen sie ein unabdingbares Mittel dar, ohne das ein effizientes Informationsmanagement nicht möglich ist.

Dezentrale Bearbeitung

Websites entwickeln sich zunehmend zu Applikationen, die von verschiedensten Standorten und Plattformen aus erstellt und betreut werden. Mit browserbasierten Clients ist der Zugriff von jedem Internetzugang auf der Welt aus möglich. Über das Client-Server-Modell kommuniziert der Client mit dem funktionalen Kern des WCMS über eine Internetverbindung und integriert so auch Mitarbeiter von verschiedenen Standorten in das Informationsmanagement.

Zentrales Content-Repository

In einem zentralen Content Repository werden alle Inhalte jeder Art gespeichert und verwaltet. Sie stehen damit für die dezentrale Verarbeitung zur Verfügung. Die Zentralisierung aller Assets vereinfacht den gemeinsamen Zugriff mehrerer Personen auf die gleiche Datenbasis.

Cross-Media-Fähigkeiten

Die Darstellung des Contents orientiert sich an der jeweiligen Definition der Templates. Über verschiedene Templates ist auch die Nutzung der im Content Repository vorhandenen Informationen in anderen Medien als dem Web möglich. Aktuelle Beispiele sind z.B. die Darstellung auf WAP-Endgeräten, CD-ROM oder in Print-Publikationen. Mit XML kann ein Format gewählt werden, das zukunftssicher für noch nicht bekannte Medientypen ist.

Integration in IT-Strukturen

Ein WCMS ist ein Baustein in einer Webinfrastruktur. Besonders auf den Enterprise-Sektor ausgerichtete WCMS besitzen spezielle oder generische Schnittstellen für die Anbindung an bestehende IT-Strukturen. Besonders wichtig ist dies für die konsequente Einbeziehung neuer E-Business-Geschäftsmodelle in die Unternehmensstrategie.

Schnellere Wertschöpfung

Mit einem WCMS wird eine kürzere Time-to-Web möglich. Damit und mit der effizienteren Nutzung der Mitarbeiterressourcen kann in kürzerer Zeit eine Wertschöpfung mit den digitalen Assets erreicht werden. Durch die Verkürzung der Aktualisierungszeiträume ergeben sich teilweise Wettbewerbsvorteile, da es Unternehmen so schneller möglich ist, auf Veränderungen im Markt zu reagieren.

Senkung der Website-Kosten

Stiegen beim herkömmlichen Webpublishing die Kosten exponentiell mit dem Umfang der Website an, so kann durch den Einsatz eines WCMS ein linearer Anstieg erreicht werden. Dies wird bedingt durch die weitgehende Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die durchgehende Begleitung des Publishingprozesses mit der Workflow-Steuerung des WCMS.