Diese ganzen Normformate haben natürlich den Sinn, dass Briefpapier in den Umschlag passt (genauso wie heute Waschmaschinen durch die meisten Türen passen, weil eben beide genormt sind). Weiters liegt auch ein Vorteil darin, dass alle Rechnungen dieselbe Größe haben und problemlos zusammen abgeheftet werden können. Auch die Aufteilung von Briefpapier ist genormt, damit die Adresse dann im Sichtfenster steht und nicht daneben.
Aufteilung von Briefpapier
Heftrand
Links ist ein Heftrand von 20 mm zum Einheften in den Aktenordner.
Die vertikalen Falzmarken stehen im Abstand von 105 mm innerhalb des Heftrandes. Die Zweite kann auch entfallen, da man nach dem ersten Falz weiß, wo die zweite Falz sein muss. Auch im Heftrand kommt die Mittlemarke, um die richtige Position fürs Lochen anzuzeigen.
Manchmal macht man eine horizontale Falzmarke bei 148 mm wagrecht ganz oben.
Kurz vor Blattende kam früher eine Warnmarke, um dem Schreiber auf der Schreibmaschine anzuzeigen, dass das Blatt gleich aus ist, aber wer schreibt noch auf der Schreibmaschine? (Kann heute entfallen)
Wie diese Markierungen ausfallen, ist Geschmackssache (können also auch Farbbalken, Stanzungen, sein), solange der Zweck erfüllt ist. Oft braucht man die ganzen Marken überhaupt nicht mehr, da alles am Computer getippt und gedruckt und maschinell kuvertiert wird.
Sichtfenster
Das durch das Sichtfenster des Kuverts sichtbare Feld hat eine Höhe und Breite von 45 x 85 mm und auch den Abstand von 45 mm vom oberen Rand.
Aufteilung des Inhalts
Auch die Aufteilung des Inhalts, der einzelnen Zeilen, ist genau geregelt (DIN 5008, DIN 676), das sind so Dinge, wie "ihr Zeichen, unser Zeichen". Außerdem soll jetzt die Uhrzeit immer mit dem Doppelpunkt getrennt geschrieben werden 12:15 und Datum "Jahr-Monat-Tag" zB.: 03-05-06, eindeutiger finde ich nach wie vor 6.Mai 2003 (was sogar DIN-konform ist, wenn man den Monat ausschreibt).
Man sollte an dieser Stelle auch nicht vergessen, dass DIN nur Empfehlungen gibt, keine verbindlichen Vorschriften, es steht jedem frei diese Empfehlungen zu ignorieren. Wenn man jedoch Briefpapier für eine Firma macht, sollte man sich aber schon, soweit sinnvoll, an die Vorschläge der DIN-Kommission halten. Da gibt es dann für Briefpapier und dessen Aufteilung noch viel mehr zu beachten, als hier kurz im Überblick aufgelistet wurde. Allerdings hat sich viel davon vom Vordruck auf die Textverarbeitung (in Word etc.) verlagert, und man stellt nach Rücksprache fest, dass die Firma gar keine vorgedruckten Markierungen auf dem Briefpapier braucht, weil das alles auf dem im Computer voreingestellten Formular drauf ist und beim Schreiben des Briefes/der Rechnung mitausgedruckt wird (und überhaupt nur das farbige Logo vorgedruckt wird).
Postversand
Für Massensendungen mit der Post (zumindest mehrere hundert Exemplare) gibt es einige besondere Bestimmungen, die man am besten mit einem (zumindest ungefähren) Exemplar der zu versendenden Aussendung erfragt (oder unter www.post.at nachschaut).
Massensendungen werden meist ettiketiert, dafür muss man ein Feld vorsehen und freilassen.An einer ganz bestimmten Stelle muss ein Vermerk wie "Postentgelt bar bezahlt" stehen.
Wenn man im Format nicht DIN-normgerechte Drucksorten (keine Postkarte etc.) verschicken will, macht man sich Probleme (und verursacht vor allem Mehrkosten). Es gibt zwar gewisse Toleranzen beim Format, aber zu weit darf das nicht abweichen (zb.: Postkarte: Länge 140-235 mm, Breite 90-125 mm, Papiergewicht 150-500 g/m2).
Das Porto wird gewöhnlich nach dem Gewicht der Sendung in bestimmten Sprüngen berechnet. Dieses Papiergewicht muss genau eingehalten werden, sonst kommt man in die nächsthöhere Portoklasse. Unter Umständen kann man das durch geringfügig dünneres Papier vermeiden, was sich bei mehreren tausend Stück Aussendungen durchaus lohnt. Nach Postleitzahlen sortierte Aussendungen bringen einen Preisnachlass. Wenn man zu dünnes Papier verwendet, scheint die Rückseite stark durch, was auch keinen guten Eindruck hinterlässt.