Grundprinzip: Erklärung, was bei dem Prozess eigentlich passiert
Oft vergessen wird die Nachbearbeitung und laufende, unabhängig von den eigentlichen Aufträgen bestehende Arbeiten:
Administration, Wartung, Archivierung, Backup, Systempflege.
Wenn man selbständig arbeitet, muss man zumeist auch die Wartungsarbeiten am Computer selbst durchführen, oder zumindest selbst jemanden finden, der diese Tätigkeiten erledigt.
Virenschutz
Erstens: Man braucht ein zumindest einmal monatlich upgedatetes Virenschutzprogramm.
Backup
Zweitens: ein regelmäßiges Backup (Sicherheitskopie). Am Einfachsten für ein Backup ist eine zweite Festplatte, eingebaut oder extern angehängt, auf die jeden Tag die neu erstellten Dateien kopiert werden. Insbesondere aufwendige Arbeiten, also Dateien, in denen viel Arbeitszeit steckt, sollten jeden Tag kopiert werden, am Wichtigsten ist hier die Layoutdatei. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass beide Platten gleichzeitig defekt werden. Für den professionellen Einsatz im Büro gibt es auch Programme, wie Dantz Retrospect, die automatische Sicherungskopien erstellen können.
Überprüfung und Defragmentierung
Drittens: regelmäßige Überprüfung und Defragmentierung der Festplatten mit einem Wartungsprogramm, wie Norton Utilities, DiskWarrior oder TechTool. Wenn man zuhause arbeitet, ist das zwei- bis dreimal im Jahr ausreichend, wenn aber mehrere Personen an einem Computer arbeiten, ist schon einmal in zwei Monaten zu empfehlen. Die Wahrscheinlichkeit, dass wirklich etwas passiert, ist zwar gering, aber erfahrungsgemäß passiert etwas Schlimmes immer im ungünstigsten Augenblick.
Archivierung
Viertens: Archivierung erfolgt ohnehin meist in Zusammenhang mit der Übergabe der Daten an die Druckerei, bei der Gelegenheit brennt man ein Kopie für sich auf CD oder DVD, oder holt sich nach dem Druck den Datenträger von der Druckerei zurück. Von jedem gedruckten Projekt sollte man einige Belegexemplare von der Druckerei oder vom Kunden holen und aufheben, damit man bei neuen Kunden Material herzuzeigen hat und sich auch ein kleines Archiv der eigenen Arbeit aufbaut.