Grundprinzip: Erklärung, was bei dem Prozess eigentlich passiert

Je mehr Leute zusammenarbeiten (oder je mehr Mitarbeiter man hat), desto mehr Zeit geht in Besprechungen und Abgleichungen der Arbeitsschritte untereinander. Vorteilhaft ist es, vor Beginn des Projektes Kompetenz und Zuständigkeitsbereich des Einzelnen so genau und klar wie möglich abzugrenzen und abzustecken.

Zur Planung gehört es auch, das Projekt genau festzulegen, einen Zeitplan zu erstellen und die Kosten festzustellen.

Wenn man beispielsweise den Text schon hat (oder zumindest den genauen Umfang kennt), kann man den Umfang des Folders festlegen und eine ungefähre Einteilung mit Titelblatt, Rückantwortkarte und sonstigem Beschreibungstext machen. Den Umfang, die Auflage und das Format braucht man dann auch für den Kostenvoranschlag bei der Druckerei, weil ja auch die Kosten insgesamt im Rahmen des Budgets bleiben müssen. Für den Anfang ist es vielleicht am Einfachsten, man geht mit einem Ausdruck in Originalgröße, der auch so zusammengeklebt ist, wie das Endprodukt aussehen soll, zur Druckerei und fragt, wieviel das kostet. Wenn es noch keinen Entwurf gibt, kann man auch mit irgendeiner fertigen Broschüre gleichen Umfangs einmal anfragen. Wenn mehrere verschiedene Drucksorten zu drucken sind, ist es trotzdem besser, gleich alles zusammen anzufragen, dadurch wird es meist billiger.

Für eine Anfrage bezüglich der Kosten bei der Druckerei braucht man üblicherweise:

Auflage:
Wieviele Exemplare?

Format:
zum Beispiel A4

Umfang (Seitenanzahl):
Für Broschüren muss man hier den Innenteil (Kern) und den Umschlag mit allen noch folgenden Angaben detailliert beschreiben.

Anzahl der Druckfarben:
4-färbig, oder Angabe von Schmuckfarben, falls verwendet.

Papier:
Matt, glänzend, und am besten mit der genauen Angabe der Marke und dem Papiergewicht. In einer Druckerei kann man sich Muster von Papieren zeigen lassen. Am Gebräuchlichsten ist Kunstdruckpapier, normales glattes, weißes, glänzendes Papier, das ist deshalb auch das Billigste.

Verarbeitung:
Wird der Folder gefaltet, werden ein paar Seiten geheftet, wie wird die Broschüre gebunden?
Kommen noch Nacharbeiten hinzu, wie Stanzen, prägen, zellophanieren?

Beigestellt:
Welche Daten bekommt die Druckerei zum Druck? Heute meist ein PDF auf CD gebrannt. Um Unklarheiten zu vermeiden, ist es sehr vorteilhaft, einen Ausdruck der Seiten (auch wenn er nur schwarzweiß ist) zusätzlich zu den Daten mitzugeben. Normalerweise erhält man noch einen Kontrollausdruck, den die Druckerei macht, zur Überprüfung, ob sich nichts verschoben hat oder fehlt.

Lieferung:
Das kann entweder abgeholt werden, oder meist frei Haus eine Adresse innerhalb der näheren Umgebung der Druckerei geliefert werden.

Liefertermin:
Bis wann das Produkt fertig sein soll, gerechnet in Wochen nach der Übermittlung der Druckdaten an die Druckerei.

Das Angebot, die Druckkosten von der Druckerei enthalten üblicherweise nicht die Mehrwertsteuer.

Typische Handlungsabfolge

Planung und Projektabwicklung:

  • Zuständigkeitsbereiche und Kompetenzen abgrenzen
  • Projekt genau festlegen
  • Zeitplan erstellen
  • Kosten abschätzen
  • Umfang des Folders festlegen
  • Einteilung der Inhalte
  • Kostenvoranschlag der Druckerei einholen