Einleitung

 

Die unterschiedlichen am Markt verfügbaren WCMS unterscheiden sich oft in Architektur, Funktion und Einsatzbereich. Trotz aller Unterschiede lassen sich folgende Komponenten identifizieren, die allen WCMS gemein sind.


Die zentralen Bestandteile sind das Assetmanagement und die Workflow-Komponente. Das Assetmanagement dient zur Verwaltung der Inhalte und Assets der Website und der Trennung von Darstellung und Inhalt. Die Workflow-Komponente ermöglicht die prozessorientierte Verarbeitung der Inhalte (siehe Content Life Cycle). Die Benutzer- und Zugriffsverwaltung regelt die Rechte der Benutzer und schützt das System vor nicht autorisierten Zugriffen von außen.
Um auch mit externen Quellen kommunizieren zu können, verfügt ein WCMS über Import- und Exportschnittstellen.
Programmierschnittstellen (APIs) ermöglichen die Erweiterung um Nicht-Standardfunktionen.

Assetmanagement

Das Assetmanagement stellt die zentrale Komponente des WCMS dar. Sie umfasst alle Funktionen, um den publizierten Inhalt zu strukturieren, zu verwalten und darzustellen. Wichtiges Konzept ist die Trennung von Inhalt und Layout, um einzelne Prozesse voneinander zu entkoppeln.

Ein WCMS speichert im Gegensatz zu normalen HTML-Seiten den Inhalt getrennt von der Darstellung. Es existieren daher einerseits die digitalen Assets und andererseits die Vorlagen (auch Templates genannt). Durch die Verbindung eines Templates mit den digitalen Assets entsteht die fertige Webseite.

Technisch betrachtet sind solche Vorlagen Skripts oder HTML-Seiten, die aus einem Gerüst aus Platzhaltern bestehen. Das WCMS interpretiert dieses Gerüst und ersetzt die Platzhalter mit den entsprechenden Inhalten. Die konsequente Durchführung dieser Trennung schafft einen erheblichen Vorteil. So kann ein vollständiges Redesign, d.h. die Änderung der Darstellung der Webseite, allein durch die Umstellung der Templates erfolgen. Verglichen mit einem herkömmlichen Redesign, bei dem jede Webseite manuell geändert werden müsste, ist der Aufwand bei weitem geringer.

Durch die Trennung von Inhalt und Layout ergibt sich ein weiterer Vorteil, das Cross-Media-Publishing. Darunter versteht man die Generierung von Inhalten für verschiedenste Ausgabeformate.
Ein WCMS bereitet die digitalen Assets für die Darstellung im Web auf. Dabei muss das Ausgabeformat nicht nur auf HTML beschränkt sein. Beispielsweise können Inhalte, entsprechende Vorlagen vorausgesetzt, auch für mobile Endgeräte erzeugt werden. In diesem Zusammenhang sei WML (Wireless Markup Language) erwähnt. Weitere Beispiele für die Anwendung von differenzierten Vorlagen wären die Generierung der Inhalte für CD-ROMs und SMS oder als PDF- und XML-Dateien.

Zu beachten ist aber, dass eine Eins-zu-Eins-Umsetzung der Inhalte für verschiedene Medien nicht immer sinnvoll ist. Die von einen Nachrichtendienst verschickten Beiträge via SMS werden wahrscheinlich nicht den selben Umfang aufweisen, wie die auf der Website publizierten Inhalte.

Content Repository

Egal auf welche Weise die Inhalte in einem WCMS gespeichert werden, man spricht von einem Content Repository. Alle digitalen Assets, die auf der Website benutzt werden, sind zentral abgelegt. Daraus ergibt sich der Vorteil einer konsistenten Datenhaltung. Alle Benutzer des WCMS greifen trotz des dezentralisierten Workflows auf die selben zentralen Daten zu.

Für ein Content Repository existieren momentan zwei vorherrschende Varianten. Die erste Möglichkeit besteht in der Speicherung der Inhalte in Verzeichnissen und Dateien wie es von herkömmlichen Datenträgern bekannt ist. Bei der zweiten Möglichkeit wird der Inhalt in relationalen Datenbanken gespeichert. Daneben kommen noch Speicherung in XML-Dateien und verschiedene Mischformen vor. Im folgenden werden die beiden gebräuchlichen Varianten genauer beschrieben.

Dateien und Verzeichnisse

Das Konzept der hierarchischen Speicherung von Inhalten in Dateien und Verzeichnissen ist allgemein bekannt und eine bewährte Form der strukturierten Informationsablage. Dieses Modell wird z.B. auch bei Webservern angewendet. Die URL zu einer bestimmten Webseite entspricht im Regelfall dem Pfad des Dokuments am Webserver. Aus diesem Grund findet sich das Modell der Speicherung in Dateien immer noch in WCMS. Neben der schon erwähnten Vertrautheit der Anwender mit Verzeichnisstrukturen existieren noch einige andere Merkmale.

Verwendung bestehender Werkzeuge

Für die im WCMS verwendeten Dateiformate existieren im Normalfall eine große Bandbreite von Editoren. Jeder Benutzer hat seine Favoriten, um diese Formate zu bearbeiten. Durch die Verfügbarkeit der Inhalte als Dateien können die Benutzer auf ihre bewährten Werkzeuge zurückgreifen, wodurch die Einstiegsbarrieren vermindert werden.

Steigerung der Performance

Der Zugriffe auf das Dateisystem stellt geringere Anforderungen an die Hardware als der Datenbankzugriff. Dadurch sind die Antwortzeiten, die ein Website-Besucher in Kauf nehmen muss, auch geringer.

Klare Adressierung

Durch die Ablage in einem Dateisystem sind die Inhalte direkt über eine eindeutige, statische URL erreichbar. Die meisten der aktuellen Suchmaschinen haben Probleme mit der Indizierung dynamischer Inhalte. Für viele Websites ist die Eintragung in eine Suchmaschine jedoch ein wichtiges Kriterium. Durch eine statische URL können Besucher außerdem einzelne Webseiten zu den „Bookmarks“ hinzufügen und davon ausgehen, dass beim nächsten Besuch die Webseite noch erreichbar ist.

Hoher Freiheitsgrad

Sowohl die Inhalte als auch die Templates werden im Dateisystem abgelegt. Dem Benutzer ist es dadurch möglich, den Inhalt und die Templates mit einem beliebigen Editor zu bearbeiten. Dementsprechend stehen dem Benutzer fast alle Freiheitsgrade der HTML-Gestaltung zur Verfügung. Das Ergebnis sind flexible Designs, die sich trotzdem in die Strukturen der Templates einfügen.


Datenbanken

Zwecks der Strukturierung von Informationen, ist die Verwendung einer Datenbank die bessere Wahl. Bei der Einführung eines WCMS, welches eine Datenbank verwendet, müssen in einem ersten Schritt die Datenstrukturen festgelegt werden. So haben z.B. Pressemitteilungen eine andere Struktur als die Mitarbeiterportraits einer Website. Für jeden dieser Inhaltstypen muss also eine „Hülle“ in der Datenbank festgelegt werden.

Da die Struktur der Datenbank normalerweise im Nachhinein schwer änderbar ist, muss dem Datenbankdesign besondere Aufmerksamkeit gewidmet werden. Weiter Merkmale:

Teilweise Wiederverwendung der Inhalte auf der Site

Der Aufwand bei der Definition der Datenstrukturen ist gerechtfertigt, wenn auf Informationen in der Tiefe zugegriffen werden sollen, um einzelne Bestandteile auf der Site mehrmals zu verwenden. Dieser Sachverhalt soll mit einem Beispiel verdeutlicht werden. Eine Pressmeldung wird in einem datenbankbasierten WCMS erstellt. Die Datenstruktur für die Meldung baut sich aus Titel, Abstract und Fließtext auf. Damit ist es nicht nur möglich, die Gesamtmeldung anzuzeigen, sondern in der Tiefe auf einzelne Bestandteile zuzugreifen, die an unterschiedlichen Stellen benötigt werden. So werden z.B. auf einer Übersichtsseite nur der Titel und der Abstract samt einem Link zu den entsprechenden Meldungen angezeigt. Auf der eigentlichen Seite einer ausgewählten Pressemeldung werden nun die Teile Titel und Abstract wiederverwendet.

Die Strukturierung der Inhalte stellt in diesem Beispiel einen klaren Vorteil dar. Durch eine Datenbank können Informationen mehrfach auf einer Seite genutzt werden und sind auch einfacher recherchierbar.

Einhaltung des Webdesigns

Die Gestaltungsrichtlinien sind durch Templates strenger umgesetzt als bei dateibasierten WCMS. Das Layout ist durchgängiger, aber die Freiheitsgrade bei der Gestaltung sind begrenzt.

Spezielle Werkzeuge nötig

Um den Inhalt in der Datenbank editieren zu können, sind spezielle Tools nötig, die das WCMS mitliefert. Entweder es handelt sich dabei um eigenständige Anwendungen oder der Zugriff wird mittels HTML-Formulare in Webbrowsern ermöglicht.

Differenzierte Suche

Dateibasierte WCMS erlauben fast nur Volltextsuche. Die Suche über Strukturelemente ist hingegen auch bei datenbankbasierten WCMS möglich. Besucher der Website können also gezielt nach einer Pressemeldung mit einem bestimmte Titel suchen.

Performance hängt von Daten ab

Datenbankbasierte WCMS können statische Dateien für den Webserver produzieren, die ein Abzug der Datenbank zu einem bestimmten Zeitpunkt sind. Meistens wird jedoch die Webseite erst bei Aufruf aus Template und Inhalt erzeugt. Diese Vorgehensweise stellt natürlich höhere Anforderungen an die Hardware. Da bei jedem Aufruf einer Webseite eine neue Anfrage an die Datenbank gesendet wird, der sich negativ auf die Performance auswirkt, wurden Mechanismen für das „Zwischenspeichern“ der Seiten entwickelt. Beim so genannten „Caching“ werden temporäre statische Seiten erzeugt, die bei Änderungen in der Datenbank aktualisiert werden.

Beide Varianten bieten Vor- und Nachteile, stellt sich aber die Frage welche Variante vorzuziehen ist. Viele Hersteller von WCMS gingen dieser Fragestellung aus dem Weg, indem sie hybride Architekturen verwenden. Das Dateisystem wird weiterhin für wenig strukturierte und unstrukturierte Informationen verwendet. Diese Vorgehensweise betrifft nicht nur gestaltungsaufwendige HTML-Seiten, sondern auch Grafiken, sowie Video- und Audio-Dateien. Es macht z.B. wenig Sinn eine große Video-Datei in einer Datenbank zu speichern, da diese unstrukturierte Information unter Ausnutzung einer besseren Performance auch im Dateisystem abgelegt werden kann.

Informationen und Textelemente hingegen, die leicht strukturiert und mehrfach verschieden aufbereitet genutzt werden können, werden in der Datenbank gespeichert. Dieser hybride Ansatz ermöglicht eine offene und flexible Aufbereitung der Inhalte und dort zu strukturieren, wo es Sinn macht.

Folgende Tabelle stellt die verschiedenen Ansätze noch einmal gegenüber.

Dateien und Verzeichnisse

Datenbanken

Einsatz beliebiger Editoren im Dateisystem

spezielle Werkzeuge für das Editieren nötig

größtmögliche Freiheit bei Gestaltung der HTML-Seiten unter Nutzung der Templates als Vorgabe

strengere Einhaltung des Template-Designs bei vorge­gebenen strukturierten Inhalten

Dateien enthalten meist unstrukturierte Informationen

durch das Datenbankdesign werden Informationen strukturiert gespeichert

Volltextsuche, differenziertere Suche kaum möglich

differenzierte Suche über Struktur und Inhalt möglich, Volltextsuche begrenzt möglich

Wiederverwendung der un­strukturierten Inhalte schwierig

durch Strukturierung kann der Inhalt auf der Website beliebig wiederverwendet werden

geringer Administrationsaufwand

hoher Administrationsaufwand durch das Datenbanksystem

Workflowkomponente

Die bereits beschriebene Trennung von Inhalt und Darstellung bringt nicht nur für die Verwaltung der Assets Vorteile sondern auch für die Durchführung des Workflows.

Beispiel: Eine Webseite besteht aus einem Text, zwei Grafiken und einem Template, das die Darstellung der Bestandteile festlegt. Für den Text ist ein Redakteur verantwortlich, die Grafiken stammen aus einem Bildarchiv und das Template wird von einem Webdesigner betreut. Wären alle Bestandteile wie im herkömmlichen Webpublishing zu einer HTML-Seite fest verbunden, könnte der Workflow nicht nach den Verantwortlichkeiten geteilt werden. Es müsste die Seite an jeden Beteiligten weitergereicht werden. Versehentliche Änderungen, z.B. vom Webdesigner am Inhalt könnten nicht ausgeschlossen werden.

Die Workflowkomponente definiert und automatisiert die Arbeitsschritte im Publishing-Prozess, überwacht diese und sendet Benachrichtigungen an die Mitarbeiter. Dadurch wird eine dezentrale und aufgabenbezogene Bearbeitung einer Website in einem Team möglich. Zusätzlich sichert der Freigabezyklus die Qualität der Website.

Rechtekonzepte

Hat jeder Mitarbeiter seine abgesteckten Aufgabenbereiche und definierten Kompetenzen, lassen sich die Prozesse effektiv gestalten.
Um ein erfolgreiche Website-Projekt durchzuführen, sind Mitarbeiter mit verschiedensten technischen und inhaltlichen Qualifikationen nötig.

  • Projektleiter, die Entwicklungen planen und leiten
  • Redakteure, die Text-Inhalte erstellen und betreuen
  • Grafiker, die Bilder erstellen
  • Techniker, die für die technischen Aspkete verantwortlich sind

Diese Vielfalt an Aufgaben und Kompetenzen müssen entsprechend in einem WCMS abgebildet werden. Es besteht die Notwendigkeit den Workflow klar zu definieren und die anstehenden Aufgaben auf die jeweiligen Mitarbeiter und Gruppen zu verteilen.

Benutzer

Werden alle Benutzer eines WCMS erfasst und je nach Aufgabenbereich die Berechtigungen zugewiesen, spricht man von einem Rechtekonzept auf Benutzerebene. Diese Vorgehensweise birgt Nachteile:

  • Jeder Benutzer muss manuell angelegt und die Rechte zugewiesen werden.
  • Der Workflow kann sich immer nur auf eine einzelne Person beziehen.

Bei kleinen Teams macht dieses Rechtekonzept dennoch Sinn, da der administrative Aufwand für das Anlegen von Benutzern noch überschaubar ist.

Benutzer und Gruppen

Mehr Flexibilität wird ermöglicht, wenn zusätzlich zu den Benutzern Gruppen abgebildet werden.

Um dies zu verdeutlichen folgt ein Beispiel einer fiktiven Firmen-Website:

Herr M. leitet die Online-Redaktion.

Herr S. ist für die Pressemeldungen im Web verantwortlich.

Herr K. verfasst die Produktbeschreibungen, die im Web veröffentlicht werden.

Zum einen ist diesen Person gemein, dass sie Lese- und Schreibzugriffe auf textuelle Inhalte haben. Zum anderen sind alle diese Personen Redakteure. Somit kann in einem WCMS eine Gruppe „Redakteur“ angelegt werden, die allen Gruppenmitgliedern das Lesen und Schreiben von Texten ermöglicht.

Auf der Nutzerebene können die Rechte weiter abgestuft werden. Herr M. hat vollen Zugriff.

Herr S. hat Zugriff auf die Pressemeldungen.

Herr K. hat Zugriff auf die Produktbeschreibungen.

Durch die Verwendung von Gruppen wird der Administrator beim Einrichten von neuen Benutzern und Bearbeiten der Rechte entlastet. Ein neuer Mitarbeiter wird einer Gruppe zugeordnet. Dadurch „erbt“ dieser alle Rechte der Gruppe. Zusätzlich Rechte können auf Benutzerebene verfeinert werden. Durch dieses Vorgehen können im Workflow jetzt einzelne Gruppen angesprochen werden.

Benutzer, Gruppen und Rollen

Führen wir das obige Beispiel weiter.

Herr M. hat als Leiter der Online-Redaktion mehr Rechte als normale Redakteure seines Teams. Er kann neue Benutzer anlegen und auf alle textuellen Inhalte, die seine Redakteure verfasst haben, zugreifen. Herr Z. ist Leiter der Grafikabteilung und hat wie Herr M. erweiterte Rechte in seiner Gruppe, jedoch bezogen auf Grafiken und Templates. Beide Personen haben abgesehen von den unterschiedlichen Verantwortungsbereichen die selbe Rolle. Sie sind Leiter einer Abteilung bzw. Gruppe.

Es wird also über die Gruppe der Zuständigkeitsbereich festgelegt und über die Rolle die Rechte und Aufgaben innerhalb der Gruppe.

Neben einer Erleichterung der Rechteverwaltung ist durch die Erweiterung des Rechtekonzepts auf Rollen eine weitere Adressierung im Workflow möglich.

Für kleinere Projekte, die zeitlich begrenzt sind und nur aus wenigen Mitgliedern bestehen, ist ein Rechtekonzept auf Benutzerebene durchaus geeignet. Ansonsten sind Konzepte, die auf Gruppen und/oder Rollen basieren, vorzuziehen.

Benutzer-/Zugriffsverwaltung

Ein WCMS stellt in einem Unternehmen oft die zentrale Instanz für die Informationsverarbeitung dar. Das Content Repository enthält neben den unkritischen für die Öffentlichkeit bestimmten Daten auch vertrauliche Informationen. So speichert das WCMS z.B. Mitarbeiterdaten, die nur für den internen Gebrauch bestimmt sind. Dementsprechend ist ein Konzept nötig, dass nach außen absichert und intern nur die nötigen Zugriffe erlaubt. Diese Funktion wird von der Benutzer- und Zugriffsverwaltung abgedeckt.

Die meisten WCMS sind so angelegt, das Mitarbeiter und Website-Besucher gleichermaßen über einen Webbrowser auf das System zugreifen. Dadurch ist das WCMS nach außen hin angreifbar und muss durch Zugriffsmechanismen geschützt werden. Im Normalfall existiert eine URL zur Login-Seite auf der sich der Benutzer anmelden kann.

Nach der Authentifizierung ermittelt das WCMS auf Grund des Logins und des gültigen Passworts die erlaubten Rechte des Benutzers. Grundlage für diesen Mechanismus ist die technische Umsetzung des Rechtekonzepts (siehe weiter oben).

Für ein WCMS existieren zwei Ansätze wie sich der interne Bereich für den Benutzer präsentiert:

  • Sicht aller Funktionen, erst bei Auswahl einer Funktion werden Berechtigungen geprüft
  • Nur erlaubte Funktionen werden angezeigt

Die erste Variante ist die einfachere. Der Benutzer hat auf alle Funktionen Einsicht, kann aber nur jene Aktionen ausführen, für die er berechtigt ist.

Die zweite Variante ist speziell aus der Sicht des Benutzers die bessere. Der Bedienungsumfang orientiert sich an seinen Rechten, wodurch der Benutzer eine auf seine Bedürfnisse maßgeschneiderte Oberfläche erhält. In großen Websites sieht dadurch z.B. der Autor nur seinen Verantwortungsbereich. Dies erleichtert den Umgang mit dem System und verkürzt die Einarbeitungszeit.

Import-/Exportschnittstellen

Neben den Inhalten die im WCMS für die Aufbereitung im Web gespeichert werden, existieren im Unternehmen oft weitere Inhalte, die aus anderen Applikationen stammen. Ein WCMS sollte in der Lage sein auch solche Quellen zu nutzen und für den Einsatz im Web aufzubereiten. Folgende Anwendungsfälle für Im- und Export können unterschieden werden:

  • Import und Umwandlung digitaler Formate (Import)
  • Einbindung von Informationen aus Datenbanken (Import)
  • Import bestehender Websites (Import)
  • Fremde Medientypen (Export)

Import und Umwandlung digitaler Formate

Dieser Fall ist vor allem für den Einsatz in einem Intranet von Bedeutung. Die Anwender in einem Unternehmen arbeiten mit den unterschiedlichsten Applikationen und Dokumentenformaten. Um diese auch in das WCMS einzugliedern und den autorisierten Benutzern zur Verfügung zu stellen, ist ein Import dieser externen Dokumente sowie die Umwandlung in HTML zweckdienlich.

Vorteil dieser Methode ist, dass bestehende Dokumente jedem der Zugriff auf das WCMS hat, zugänglich sind, unabhängig von der Applikation mit der sie erstellt wurden. Nachteilig ist die weiterhin unstrukturierte Speicherung der Informationen.

Neben der Umwandlung des importierten Dokuments in HTML besteht auch die Möglichkeit dieses in seinem Originalformat zu belassen und abzuspeichern. Dadurch bleibt es weiterhin bearbeitbar. Jedoch existieren keine Meta-Informationen, wodurch es indiziert werden könnte.

Einbindung von Informationen aus anderen Datenbanken

Für die strukturierte Speicherung von Informationen sind Datenbanken unerlässlich. Für ein WCMS, das auf die Nutzung strukturierter Informationen ausgelegt ist, ist die Einbindung fremder Datenbank ein wichtiges Feature. Die an dieser Stelle besprochenen Datenbanken haben nichts mit dem im Kapitel 2.2 beschriebenen Content Repository zu tun. Hier geht es in erster Linie um die Schnittstellen zu anderen Datenbanksystemen.

Import bestehender Websites

Bei der Einführung eines WCMS stellt sich die Frage nach der Nutzung der Inhalte der alten Website. Der ausschlaggebende Faktor dabei ist die Tatsache, dass bestehende Websites oft keine Trennung von Inhalt und Darstellung aufweisen, wodurch ein möglicher Import erschwert werden kann.

Auf jeden Fall gibt es drei Möglichkeiten des Imports von Inhalten aus einer bestehende Website:

  • Kompletter Import der alten Website
  • Weiterbestand der alten Website und Verknüpfung mit dem WCMS
  • Import und Zerlegung in Elemente zur Weiterverarbeitung

Fremde Medientypen

Die Trennung von Inhalt und Darstellung als Grundlage jedes WCMS bietet auch neue Möglichkeiten beim Export von Inhalten. So können durch den Einsatz von Templates nicht nur abweichende HTML-Darstellungen für das Web generiert werden, sondern auch Darstellungen für andere Medientypen.

Folgende Szenarien wären denkbar:

  • Erstellung von WML-Seiten für mobile Endgeräte
  • Umwandlung in PDF-Dokumente
  • Offline-Darstellungen auf CD-ROM

Ergänzende und vertiefende Module