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Die bereits beschriebene Trennung von Inhalt und Darstellung bringt nicht nur für die Verwaltung der Assets Vorteile sondern auch für die Durchführung des Workflows.
Beispiel: Eine Webseite besteht aus einem Text, zwei Grafiken und einem Template, das die Darstellung der Bestandteile festlegt. Für den Text ist ein Redakteur verantwortlich, die Grafiken stammen aus einem Bildarchiv und das Template wird von einem Webdesigner betreut. Wären alle Bestandteile wie im herkömmlichen Webpublishing zu einer HTML-Seite fest verbunden, könnte der Workflow nicht nach den Verantwortlichkeiten geteilt werden. Es müsste die Seite an jeden Beteiligten weitergereicht werden. Versehentliche Änderungen, z.B. vom Webdesigner am Inhalt könnten nicht ausgeschlossen werden.
Die Workflowkomponente definiert und automatisiert die Arbeitsschritte im Publishing-Prozess, überwacht diese und sendet Benachrichtigungen an die Mitarbeiter. Dadurch wird eine dezentrale und aufgabenbezogene Bearbeitung einer Website in einem Team möglich. Zusätzlich sichert der Freigabezyklus die Qualität der Website.
Rechtekonzepte
Hat jeder Mitarbeiter seine abgesteckten Aufgabenbereiche und definierten Kompetenzen, lassen sich die Prozesse effektiv gestalten.
Um ein erfolgreiche Website-Projekt durchzuführen, sind Mitarbeiter mit verschiedensten technischen und inhaltlichen Qualifikationen nötig.
- Projektleiter, die Entwicklungen planen und leiten
- Redakteure, die Text-Inhalte erstellen und betreuen
- Grafiker, die Bilder erstellen
- Techniker, die für die technischen Aspkete verantwortlich sind
Diese Vielfalt an Aufgaben und Kompetenzen müssen entsprechend in einem WCMS abgebildet werden. Es besteht die Notwendigkeit den Workflow klar zu definieren und die anstehenden Aufgaben auf die jeweiligen Mitarbeiter und Gruppen zu verteilen.
Benutzer
Werden alle Benutzer eines WCMS erfasst und je nach Aufgabenbereich die Berechtigungen zugewiesen, spricht man von einem Rechtekonzept auf Benutzerebene. Diese Vorgehensweise birgt Nachteile:
- Jeder Benutzer muss manuell angelegt und die Rechte zugewiesen werden.
- Der Workflow kann sich immer nur auf eine einzelne Person beziehen.
Bei kleinen Teams macht dieses Rechtekonzept dennoch Sinn, da der administrative Aufwand für das Anlegen von Benutzern noch überschaubar ist.
Benutzer und Gruppen
Mehr Flexibilität wird ermöglicht, wenn zusätzlich zu den Benutzern Gruppen abgebildet werden.
Um dies zu verdeutlichen folgt ein Beispiel einer fiktiven Firmen-Website:
Herr M. leitet die Online-Redaktion.
Herr S. ist für die Pressemeldungen im Web verantwortlich.
Herr K. verfasst die Produktbeschreibungen, die im Web veröffentlicht werden.
Zum einen ist diesen Person gemein, dass sie Lese- und Schreibzugriffe auf textuelle Inhalte haben. Zum anderen sind alle diese Personen Redakteure. Somit kann in einem WCMS eine Gruppe „Redakteur“ angelegt werden, die allen Gruppenmitgliedern das Lesen und Schreiben von Texten ermöglicht.
Auf der Nutzerebene können die Rechte weiter abgestuft werden. Herr M. hat vollen Zugriff.
Herr S. hat Zugriff auf die Pressemeldungen.
Herr K. hat Zugriff auf die Produktbeschreibungen.
Durch die Verwendung von Gruppen wird der Administrator beim Einrichten von neuen Benutzern und Bearbeiten der Rechte entlastet. Ein neuer Mitarbeiter wird einer Gruppe zugeordnet. Dadurch „erbt“ dieser alle Rechte der Gruppe. Zusätzlich Rechte können auf Benutzerebene verfeinert werden. Durch dieses Vorgehen können im Workflow jetzt einzelne Gruppen angesprochen werden.
Benutzer, Gruppen und Rollen
Führen wir das obige Beispiel weiter.
Herr M. hat als Leiter der Online-Redaktion mehr Rechte als normale Redakteure seines Teams. Er kann neue Benutzer anlegen und auf alle textuellen Inhalte, die seine Redakteure verfasst haben, zugreifen. Herr Z. ist Leiter der Grafikabteilung und hat wie Herr M. erweiterte Rechte in seiner Gruppe, jedoch bezogen auf Grafiken und Templates. Beide Personen haben abgesehen von den unterschiedlichen Verantwortungsbereichen die selbe Rolle. Sie sind Leiter einer Abteilung bzw. Gruppe.
Es wird also über die Gruppe der Zuständigkeitsbereich festgelegt und über die Rolle die Rechte und Aufgaben innerhalb der Gruppe.
Neben einer Erleichterung der Rechteverwaltung ist durch die Erweiterung des Rechtekonzepts auf Rollen eine weitere Adressierung im Workflow möglich.
Für kleinere Projekte, die zeitlich begrenzt sind und nur aus wenigen Mitgliedern bestehen, ist ein Rechtekonzept auf Benutzerebene durchaus geeignet. Ansonsten sind Konzepte, die auf Gruppen und/oder Rollen basieren, vorzuziehen.
